Ассистент отделов HR / GS / IT /Legal / Finance / HSE / Security в TOTAL E&P RUSSIE
ТБ ОТ и ООС
- Обновление POB файла (отмечать присутствие/отсутствие сотрудников своих отделов и визитеров в офисе, в случае пожарной/учебной тревоги ассистент отмечает на пункте сбора присутствующих).
Секретариат отделов
- Административная поддержка руководителей и сотрудников
- Обеспечение рабочих мест руководителя и сотрудников отделов необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе
- Заказ канцелярских принадлежностей и контроль их запаса
- Подготовка, получение, регистрация, отправка и учёт входящей и исходящей корреспонденции
- Оформление и форматирование исходящих документов, включая политики, процедуры, руководства и т.д.
- Подготовка встреч и совещаний, бронирование переговорных, а также выполнение функций секретаря во время совещаний
- Тревел поддержка сотрудников и визитеров
- Контроль за передвижением иностранных сотрудников компании при въезде/выезде в/из РФ и своевременная постановка на миграционный учет сотрудников компании и сопровождающих членов семьи
- Подготовка отчетов подразделения (еженедельные, ежемесячные)
- Подготовка и обработка авансовых отчетов сотрудников отделов
- Оформление IT запросов в системе GESS
- Подготовка и рассылка информационных писем
- Подготовка Гарантийных писем компании
- Поддержка в сборе и подготовке документации для аудиторов и надзорных органов
- Заверение документов у нотариуса
- Регистрация и архивирование всех договоров Тоталь
- Ведение журнала мероприятий подразделений
- Предоставление всей необходимой административной поддержки сотрудникам отдела
- Выполнение других поручений руководителя
Обслуживание специализированных мероприятий
- Поддержка при проведении любых корпоративных мероприятий и специальных проектов административной службы
- Распространение поздравительных открыток и подарков, а также приглашений для сотрудников и партнеров
- Прочие организационные функции
Выполнение иных поручений по мере необходимости и в соответствии с потребностями компании
tatyana.smolina@total.com
29 мая 2020